1. Xác định mục tiêu và thông điệp – Nền móng của sự kiện

Trước khi bắt tay vào bất kỳ công việc nào, King Media luôn cùng khách hàng xác định rõ:

• Mục tiêu sự kiện: giới thiệu sản phẩm, kỷ niệm, đào tạo nội bộ, tri ân khách hàng…

• Đối tượng tham dự: khách VIP, khách mời doanh nghiệp, học sinh sinh viên, cộng đồng…

• Thông điệp cốt lõi cần truyền tải

Khi mục tiêu rõ ràng, toàn bộ concept – kịch bản – trang trí – truyền thông sẽ đi đúng hướng và tạo sự thống nhất.

2. Lên ngân sách chi tiết – Tối ưu theo nhu cầu khách hàng

Một sự kiện thành công luôn bắt đầu từ bản ngân sách minh bạch và tối ưu. King Media hỗ trợ khách hàng:

• Dự toán đầy đủ tất cả hạng mục

• Gợi ý phương án tối ưu chi phí

• Dự trù phát sinh

• Đảm bảo không vượt ngân sách của doanh nghiệp

Nhờ đó, khách hàng luôn chủ động và kiểm soát được mức chi.

3. Lập timeline chuẩn King Media

Timeline là “xương sống” của cả sự kiện. Chúng tôi xây dựng lộ trình rõ ràng:

• 1–2 tháng trước: lên concept, khảo sát địa điểm

• 3–4 tuần trước: chốt nhà cung cấp, thiết kế ấn phẩm

• 1–2 tuần trước: sản xuất, chạy demo kỹ thuật

• 1–3 ngày trước: dựng sân khấu, kiểm tra hệ thống

• Ngày diễn ra: vận hành – điều phối – xử lý sự cố

• Sau sự kiện: bàn giao hình ảnh – báo cáo tổng kết

Với timeline bài bản, mọi sự kiện của King Media luôn diễn ra đúng giờ, đúng tiến độ và hạn chế rủi ro tới mức thấp nhất.

4. Lựa chọn địa điểm phù hợp – Khảo sát thực tế 2–3 lần

King Media luôn khảo sát kỹ càng trước mỗi sự kiện:

• Sức chứa, layout, lối đi, khu vực check-in

• Trần – nền – điện tải để đảm bảo lắp đặt được sân khấu, LED, ánh sáng

• Khu vực kỹ thuật, phòng chờ VIP

• Phương án dự phòng (nhất là sự kiện outdoor)

Việc khảo sát nhiều lần giúp đội kỹ thuật lên được phương án dàn dựng tối ưu nhất.

5. Xây dựng concept – tạo bản sắc riêng cho sự kiện

Mỗi sự kiện King Media thực hiện đều có linh hồn riêng thông qua concept:

• Sang trọng – doanh nghiệp

• Năng động – trẻ trung

• Công nghệ – hiện đại

• Đậm bản sắc thương hiệu

Concept sẽ được thể hiện xuyên suốt: thiết kế, sân khấu, ánh sáng, âm nhạc, trải nghiệm khách mời.

6. Thiết kế kịch bản chương trình – mạch lạc và cảm xúc

Kịch bản chương trình được biên tập bám sát mục tiêu sự kiện:

• Timeline chi tiết từng hạng mục

• Kịch bản MC “đo ni đóng giày”

• Kịch bản kỹ thuật âm thanh – ánh sáng – LED

• Cue hiệu ứng chính xác theo từng giây

• Khoảnh khắc highlight tạo cảm xúc cho khách

Các sự kiện do King Media tổ chức luôn có nhịp độ mượt mà, trôi chảy.

7. Chuẩn bị nhân sự – đội ngũ King Media chuyên nghiệp

Đội ngũ King Media bao gồm:

• Đạo diễn chương trình

• Điều phối sự kiện

• MC – PG – lễ tân

• Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng – LED

• Quay phim – chụp ảnh

• Hậu cần – an ninh

Tất cả đều được đào tạo bài bản, có kinh nghiệm vận hành các sự kiện lớn nhỏ tại Hà Nội.

8. Chuẩn bị hệ thống âm thanh – ánh sáng – LED tiêu chuẩn

King Media sở hữu hệ thống thiết bị sự kiện chất lượng cao:

• Loa line array – mixer – micro không dây

• Hệ thống ánh sáng beam – wash – followspot

• Màn hình LED P3 – P2.5 – P2

• Máy khói – hiệu ứng sân khấu

• Thiết bị dự phòng chống rủi ro

Nhờ vậy, âm thanh luôn rõ ràng – ánh sáng sắc nét – hình ảnh LED ấn tượng trong mọi bối cảnh.

9. Thiết kế & thi công sân khấu – backdrop – photobooth

King Media thiết kế và sản xuất đồng bộ:

• Backdrop – sân khấu – bục phát biểu

• Photobooth check-in

• Booth thương hiệu – bảng tên – standee

• Khung treo – khung form – lettering 3D

• Khu vực trải nghiệm khách mời

Thiết kế được duyệt nhiều vòng để đảm bảo đúng concept & đúng nhận diện thương hiệu.

10. Truyền thông – tạo sức lan tỏa cho sự kiện

Tùy nhu cầu, King Media hỗ trợ:

• Thiết kế hình ảnh – poster – video

• Lên nội dung social

• Chụp ảnh – quay phim – dựng highlight

• Mời KOL/KOC phù hợp

• Setup livestream

Mục tiêu: tăng nhận diện và giúp sự kiện lan tỏa mạnh mẽ trong thời gian ngắn.

11. Tổng duyệt – chạy thử toàn bộ chương trình

King Media luôn tổng duyệt ít nhất 1 lần:

• Check âm thanh – ánh sáng – LED

• Duyệt MC – tiết mục

• Chạy hiệu ứng từng cue

• Kiểm tra timeline của từng bộ phận

Tổng duyệt giúp buổi sự kiện diễn ra trơn tru và hạn chế rủi ro kỹ thuật.

12. Vận hành & báo cáo sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc:

• Tháo dỡ – thu hồi thiết bị

• Bàn giao ảnh, video, clip highlight

• Báo cáo hiệu quả sự kiện

• Ghi nhận điểm mạnh – điểm cải thiện cho sự kiện sau

Đây là bước quan trọng để nâng hiệu quả cho chiến dịch dài hạn của doanh nghiệp.

Kết luận: Quy trình chuẩn – Sự khác biệt của King Media

Với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện tại Hà Nội, King Media tự tin mang đến:

• Quy trình bài bản

• Chi phí tối ưu

• Thiết bị chuẩn chất lượng

• Nhân sự chuyên nghiệp

• Sự sáng tạo trong từng concept

Nếu bạn đang cần một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín – đúng tiến độ – đúng chất lượng, King Media luôn sẵn sàng đồng hành.