Đầu tiên, King Media sẽ xác định rõ ràng mục tiêu mà sự kiện cũng như doanh nghiệp hướng đến. Sau đó sẽ tiến hành dự trù kinh phí thực hiện, đội ngũ thực hiện, lên các ý tưởng ban đầu, xác định quy mô của sự kiện. Từ đó chúng tôi có thể dễ dàng xác định được nhiệm vụ cho các khâu tổ chức sau này.
Tiếp đó, chúng tôi cần phải lên kế hoạch thật chi tiết và cụ thể về sự kiện cần được tổ chức.Vi dụ như: Tìm hiểu thời gian và địa điểm tổ chức, tính toán hợp lý về chi phí. Đặc biệt, King Media sẽ tìm đến một chủ đề nhất định cho sự kiện của mình. Đồng hành cùng với mục tiêu, chủ đề này sẽ giúp chúng tôi dễ dàng truyền tải thông điệp truyền thông tốt hơn và giúp cho mục đích của sự kiện có thể hoàn thành nhanh chóng hơn. Kế hoạch càng chi tiết thì sau này các khâu thực hiện càng được diễn ra nhanh chóng và dễ dàng. Không chỉ xác định mục tiêu, đơn vị chúng tôi cũng cần xác định và dự tính những rủi ro, xây dựng các phương án dựng phòng đề phòng các tình huống xấu có thể xảy ra.
Cuối cùng là khâu thực hiện sự kiện. Chúng tôi cần chuẩn bị trước sự kiện từ 1-2 ngày từ việc chuẩn bị khung cảnh cho đến mời khách mời cùng các tiết mục sẽ diễn ra trong ngày hôm đó. Bên cạnh đó, tiếp tục thực hiện truyền thông từ trước để có thể thu hút được một lượng nhất định khán giả tham gia. Không nhất định là cách thức truyền thông nào. Tùy từng đối tượng mà sự kiện hướng đến, King Media có thể lựa chọn kênh truyền thông sao cho phù hợp.
Khi tiến hành một sự kiện doanh nghiệp, ví dụ như: Tổ chức hội nghị, hội thảo, Tổ chức tiệc tất niên cuối năm, Tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty, Tổ chức họp báo,... King media sẽ tiếp nhận các thông tin cụ thể về sự kiện đó về khách hàng như: Mục đích, lý do, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng người tham dự, các yêu cầu từ cơ bản đến nâng cao đối với sự kiện,...
Tiến hành sáng tạo ý tưởng và chủ đề của sự kiện cần tổ chức là bước vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Bước này được các đơn vị tổ chức sự kiện ví như “trái tim của Event”, là trung tâm chi phối sự kiện và quyết định sự kiện này sẽ thành công hay thất bại.
Tại bước lên ý tưởng chủ đạo này, KingMedia sẽ tiến hành lên ý tưởng chủ đạo cho sự kiện nhằm mang lại tính thống nhất, hài hòa cho sự kiện sắp diễn ra. Sau khi đã có ý tưởng chủ đạo, đơn vị sẽ tiếp tục hình thành các chủ đề: trang trí, âm thanh, ánh sáng sao cho tương thích với ý tưởng chủ đạo của sự kiện đã đặt ra.
Nếu nói ý tưởng chủ đạo là “trái tim của sự kiện” thì chủ đề sự kiện chính là “diện mạo” của nó! Vì vậy, đơn vị thực hiện cần chỉnh chu trong quá trình thực hiện từng bước nhỏ để mang lại một sự kiện hoàn hảo nhất có thể.
Sau khi đơn vị đã xây dựng được ý tưởng chủ đạo, thì tiếp tục phát triển thêm nhiều ý tưởng xây dựng, chính từ các ý tưởng xây dựng này đã giúp phát họa nên một bản kế hoạch cụ thể.
Một bản kế hoạch được cho là hoàn hảo là có thể vạch ra cho khách hàng bức tranh tổng quan về sự kiện mà đơn vị sẽ chúc: Ý tưởng chủ đạo, ý tưởng xây dựng, mục tiêu, kế hoạch thực hiện, kế hoạch truyền thông, kế hoạch vận hành, chỉ số đo lường hiệu quả,...
Khi đơn vị đã hoàn thành các bản kế hoạch, dự toán ngân sách cũng như các bản vẽ thiết kế sự kiện. Đơn vị thực hiện sự kiện bắt đầu tiến hành gặp gỡ khách hàng và thuyết trình về bản kế hoạch của mình.
Nhờ vào quá trình thuyết trình, đơn vị thực hiện sẽ giúp cho khách hàng hình dung được bức tranh tổng của sự kiện cũng như quá trình sự kiện diễn ra, nếu quá trình này thuận lợi, khách hàng sẽ thông qua bản kế hoạch và chấp thuận cho đơn vị tiến hành thực hiện tổ chức sự kiện.
Như vậy để tiến hành tổ chức một sự kiện doanh nghiệp, người ta thường tiến hành theo 6 bước trên, Tuy nhiên khi tiến hành tổ chức một sự kiện cụ thể, để có thể phát sinh thêm những chi tiết khác, Tùy thuộc vào Cách ứng biến của đơn vị tổ chức sẽ có những bước phát sinh thêm khác nhau.
3. MỘT SỐ VẤN ĐỀ HAY GẶP PHẢI TẠI CÁC SỰ KIỆN TRUYỀN THÔNG
Vấn đề đầu tiên mà các sự kiện hay gặp phải chính là vấn đề về kinh phí tổ chức sự kiện. Thường thì họ sẽ không xác định được chính xác những hoạt động có thể và cần tổ chức dựa trên một con số cho sẵn. Bạn cần có kinh nghiệm nhất định mới có thể xác định rõ ràng vấn đề này. Nếu không hãy tham khảo kỹ giá của từng hạng mục trước khi thực hiện.
Vấn đề thứ hai chính là việc không có chủ đề. Một số doanh nghiệp cho rằng chủ đề là không cần thiết khi tổ chức một sự kiện truyền thông. Tuy nhiên nó lại có ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả truyền thông mong muốn từ sự kiện. Vậy nên ngay từ đầu hay đưa ra những quyết định và con đường đúng đắn.
Nắm bắt được các vấn đề thường xảy ra với các sự kiện quan trọng, đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp King Media đã tiến hành khắc phục và bảo đảm trong suốt quá trình sự kiện diễn ra sẽ không có bất kỳ sai sót nào được diễn ra.
Khi tin tưởng và lựa chọn King Media là đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp, tổ chức hội nghị, hội thảo, tổ chức tiệc tất niên cuối năm, tổ chức lễ khánh thành, tổ chức lễ kỉ niệm thành lập công ty, tổ chức họp báo, tổ chức sự kiện mở bán bất động sản, tổ chức hội nghị tri ân khách hàng… cho công ty, doanh nghiệp của mình, bạn sẽ được hưởng trọn gói các ưu đãi về thiết bị tân tiến hiện đại, ví dụ như:
Âm thanh, ánh sáng và sân khấu được chuẩn bị kỹ càng, phù hợp với chủ đề sự kiện.
Hỗ trợ thiết kế Backdrop, Standee và băng rôn theo từng loại hình sự kiện khác nhau.
Cung cấp đầy đủ các loại hình bàn ghế sự kiện theo đủ kích thước, hình dạng và chất lượng. Tùy vào nhu cầu của khách hàng, sẽ phục vụ các loại bàn ghế khác nhau.
Cung cấp các loại hàng rào bảo vệ, thảm trải sàn, thảm đỏ theo yêu cầu của khách hàng.
Cung cấp các loại nhà giàn, nhà bạt, bục phát biểu, các loại ô dù che mưa, che nắng, bộ cắt băng khai trương,...
KingMedia được đông đảo khách hàng tin tưởng và sử dụng trong suốt thời gian qua, không chỉ vì chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện mà còn nhờ chất lượng đội ngũ nhân viên phục vụ và vận hành. KingMedia được biết là một trong những tổ chức top đầu trong lĩnh vực tổ chức các sự kiện; hội nghị, hội thảo; lễ khánh thành; lễ kỷ niệm;...
Một đặc điểm ưu việt khác tại King Media chính là hệ thống trang thiết bị tân tiến, được đầu tư và nâng cấp thường xuyên về cả chất lượng và số lượng nhằm mang đến cho khách hàng những dịch vụ sự kiện tốt nhất mà không phải đơn vị nào cũng có thể mang lại. Vì vậy, khách hàng hoàn toàn có thể an tâm sử dụng dịch vụ của chúng tôi mà không cần bâng khuâng về chất lượng hay những sơ suất có thể xảy ra.
Với những ưu điểm vượt trội trên, King Media tự tin khẳng định có khả năng đáp ứng tốt mọi yêu cầu của các tổ chức trong vấn đề tổ chức sự kiện doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc nhận tư vấn báo giá, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
