TỔ CHỨC SỰ KIỆN  TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ HỘI

Tổ chức Sự kiện ngày lễ hội chuyên nghiệp uy tín cùng King Media

Lễ hội là một trong những hoạt động quan trọng tại Việt Nam, ví dụ như: tổ chức sự kiện thiếu nhi ⅙, sự kiện trung thu, tổ chức sự kiện noel, tổ chức tiệc thôi nôi, tổ chức sinh nhật trọn gói, tổ chức lễ hội dành cho phụ nữ,... Các sự kiện, lễ hội này thường được tổ chức thường niên trong tất cả các tháng trong năm, ở nhiều địa phương trên đất nước ta. Hầu như mỗi địa phương đều tổ chức hội làng, hội hát,... vào những ngày ấn định trong năm. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn những kiến thức về việc tổ chức sự kiện, lễ hội tại nước ta. 

1. TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ HỘI LÀ GÌ ?

Sự kiện và tổ chức sự kiện là hai khái niệm mới mẻ đã được biết đến gần đây,  có nhiều người nhầm lẫn rằng hai khái niệm này là tương tự nhau. Tuy nhiên chúng  hoàn toàn khác nhau. 

 

Theo từ điển các từ ngữ Việt Nam: Sự kiện được định nghĩa là là các sự việc có ý nghĩa quan trọng đang diễn ra, ra có ý nghĩa đối với đời sống xã hội.

 

Có thể hiểu sự kiện theo một trong những cách sau đây:

  • Sự kiện bao gồm các hoạt động trong đời sống xã hội:  từ lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội đến kinh doanh các trò chơi cộng đồng cũng như một số hoạt động có liên quan đến lễ hội, phong tục tập quán, văn hóa,...
  • Sự kiện không bị giới hạn về không gian thời gian lĩnh vực nó hoạt động.
 

Tổ chức sự kiện là quá trình liên quan đến việc thiết kế tổ chức và bắt đầu thực hiện một sự kiện nào đó. Theo quan niệm kinh doanh,  tổ chức sự kiện là một quy trình bao gồm các bước  thiết kế sự kiện lễ hội, triển khai,  và kiểm soát các hoạt động của sự kiện  với mục tiêu yêu đạt được các yêu cầu mà sự kiện đã đề ra..

 

Một số hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay: tổ chức sự kiện thiếu nhi ⅙, sự kiện trung thu, tổ chức sự kiện noel, tổ chức tiệc thôi nôi, tổ chức sinh nhật trọn gói, tổ chức lễ hội dành cho phụ nữ,...
 

Tổ Chức sự kiện ngày thành lập đoàn
Hình ảnh tổ chức sự kiện ngày thành lập đoàn
tổ chức sự kiện 8-3
Hình ảnh tổ chức sự kiện ngày 8-3

2. ĐẶC ĐIỂM CỦA SỰ KIỆN LỄ HỘI HIỆN NAY

 

Các sự kiện lễ hội thường được tổ chức nhiều trong 3 tháng đầu năm: tháng 1, tháng 2 và tháng 3. Thường tổ chức sau dịp lễ nguyên đán, phục vụ các hoạt động du xuân của bà con. Chỉ trong 3 tháng âm lịch đầu năm, nước ta có hơn 3000 lễ hội lớn bé trên cả nước. Với nền văn hóa đa dạng phong phú, nhiều cảnh đẹp cùng các khu di tích lịch sử. Lễ hội được tổ chức hằng năm nhằm tưởng nhớ những người có công hoặc đón chào những ngày quan trọng. Hai dịp lễ quan trọng nhất trong năm ở nước ta là tết nguyên đán và tết trung thu.

 

Ngoài ra, dưới sự du nhập của văn hóa phương Tây, nước ta cũng tiến hành tổ chức nhiều hoạt động khác. Như: tổ chức sự kiện thiếu nhi 1/6, sự kiện trung thu, tổ chức sự kiện noel, tổ chức tiệc thôi nôi, tổ chức sinh nhật, tổ chức lễ hội dành cho phụ nữ,.... Có thể thấy hình thức của các sự kiện đều rất đa dạng, tùy theo từng quy mô, đối tượng khác nhau mà cách thức tổ chức cũng khác nhau.

 

Hiện nay, dưới sự phát triển của xã hội thì ngoài các lễ hội cộng đồng, các buổi lễ, buổi tiệc cá nhân cũng rất được hoan nghênh và đón đợi. Có thể dễ dàng bắt gặp các buổi tiệc sinh nhật, tiệc thôi nôi hoành tráng, tiệc cưới linh đình,.... Thêm vào đó, phụ nữ và trẻ em cũng được quan tâm nhiều hơn, có ngày để tôn vinh và nhớ đến họ. 
 

tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
King Media Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp
 

3. LƯU Ý KHI KHÁCH HÀNG MUỐN TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÀY LỄ HỘI

 

Đầu tiên hãy xác định rõ về đối tượng của lễ hội trước khi xây dựng các phương án tổ chức. Mỗi đối tượng lại có những đặc điểm và nhu cầu khác nhau. Ví dụ đối với đối tượng là trẻ em, thường dễ bị thu hút bởi các hoạt động năng động, vui vẻ, những hình họa tiết trang trí màu sắc hay những chủ đề đơn giản, gần gũi có tính giáo dục cao. Còn đối với đối tượng là thanh niên, người trẻ thường hứng thú nhiều hơn với các chủ đề về tương lai hoặc tình yêu đôi lứa,... Tùy vào những điều này mà bạn có thể xây dựng phương án truyền thông sao cho phù hợp và hiệu quả.

 

Tiếp đó chính là các đơn vị hợp tác, tài trợ cho chương trình. Đây là những chương trình cộng đồng nên thường không có đơn vị chịu trách nhiệm nhất định. Tuy nhiên vì để làm truyền thông thương hiệu và một số mục đích khác mà các doanh nghiệp thường rất quan tâm đến vấn đề này. Bạn có thể vận dụng điều này để tạo nên nguồn kinh phí cho sự kiện của mình.

 

Cuối cùng chính là văn hóa. Tổ chức các sự kiện cho cộng đồng nên bạn cần chú ý hơn đến các lễ tiết văn hóa, những phong tục truyền thống,.... Ví dụ như vào tết trung thu thường có mâm ngũ quả, bánh nướng, bánh dẻo, Còn sinh nhật thường có bánh sinh nhật, hoạt động thổi nến,... Đó là tính đăng trực và điểm mang lại sự khác nhau giữa các sự kiện.
 

tổ chức sự kiện giáng sinh
Hình ảnh tổ chức sự kiện giáng sinh - King Media
Tổ chức sự kiện trường học
Hình ảnh tổ chức sự kiện trường học - King Media

4. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÁC HOẠT ĐỘNG TÁC NGHIỆP KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ HỘI

Để có thể tổ chức một sự kiện thành công Ví dụ như sự kiện trung thu, tổ chức sự kiện noel, tổ chức tiệc thôi nôi,...  đơn vị hoạt động của chúng tôi khi tác nghiệp một số hoạt động cụ thể như sau:

  • Phân tích và đánh giá các chi tiết ảnh hưởng ảnh hoặc liên quan đến sự kiện cần được tổ chức.
  • Tiến hành xây dựng chủ đề,  ý tưởng ảnh và kế hoạch tổng thể cho sự kiện. 
  • Trình bày bản kế hoạch đã phân tích nghiên cứu đến khách hàng.
  • Nếu được phê duyệt tiến hành tổ chức sự kiện như đã viết ở bảng kế hoạch.
  • Thực hiện đón tiếp và khai mạc sự kiện.
  • Đảm bảo an ninh khu vực và an toàn thực phẩm khi phục vụ cho sự kiện.
  • Điều phối vận hành diễn biến sự kiện.
  • Sau khi sự kiện kết thúc tiến hành đánh giá và viết báo cáo.
  • ... 

Trên đây là một số hoạt động tác nghiệp khi tiến hành tổ chức sự kiện lễ hội, tuy nhiên,  tùy vào tính chất của sự kiện lễ hội cần tổ chức sẽ phát sinh thêm những hoạt động tác nghiệp khác để mang lại sự chỉnh chu và hoàn hảo cho sự kiện cần tổ chức.

5. CÁC GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC SỰ KIỆN LỄ HỘI CỦA KING MEDIA

Thông thường,  một quy trình tổ chức sự kiện lễ hội ví dụ như: tổ chức sự kiện thiếu nhi ⅙, sự kiện trung thu, tổ chức sự kiện noel, tổ chức tiệc thôi nôi, tổ chức sinh nhật trọn gói, tổ chức lễ hội dành cho phụ nữ,... Được đánh giá là  là “tiêu chuẩn”  khi có đủ các giai đoạn sau:

5.1.  Trước khi sự kiện được diễn ra.

  • Tiến hành phân tích và nghiên cứu về thương hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện.
  •  Phân tích chi tiết các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức sự kiện: mục tiêu tổ chức sự kiện,  ngân sách dự trù,  nhân lực,  trang thiết bị,... 
  • Sau khi nghiên cứu về thương hiệu của chủ đầu tư  tổ chức sự kiện,  tiến hành lên ý tưởng chủ đạo,   các ý tưởng xây dựng để và bảng kế hoạch tổng thể dành cho sự kiện.
  • Trình bày bản kế hoạch đã chuẩn bị lên khách hàng. Nếu khách hàng phê Việt Tiến hành thực hiện bước tiếp theo.
  • Tiến hành các khâu chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra:  huy động nguồn nhân lực,  Tìm kiếm địa điểm tổ chức, chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ,  đảm bảo chất lượng trang thiết bị để phục vụ cho sự kiện,...
  • Tiến hành thực hiện các chương trình quảng bá truyền thông cho sự kiện sắp diễn ra.

5.2.  Trước khi sự kiện được diễn ra.

  • Đón tiếp khách tham dự sự
  • Tiến hành khai mạc sự kiện
  • Phục vụ cho người tham dự sự kiện đồ ăn và thức uống
  • Xác định các đối tượng tham dự sự và mục tiêu mà sự kiện cần tổ chức.

5.3. Kết thúc sự kiện,  giải quyết các vấn đề hậu sự kiện.

  • Tiếp tục quảng bá và truyền thông cho sự kiện
  • Thực hiện quá trình chăm sóc khách hàng sau khi sự kiện đã diễn ra
  • Viết báo cáo và đánh giá sự kiện

Ngoài những bước trên,  đơn vị thực hiện Chúng tôi còn thực hiện một số thôi dự phòng để giải quyết các vấn đề đột xuất khi sự kiện đang diễn ra  nhằm mang lại sự hài lòng và chỉnh chu nhất cho cho chủ đầu tư sự kiện cũng như người tham gia sự kiện.

 

Đặc biệt, đơn vị King Media khi tổ chức các sự kiện như tổ chức sự kiện thiếu nhi ⅙, sự kiện trung thu, tổ chức sự kiện noel, tổ chức tiệc thôi nôi, tổ chức sinh nhật trọn gói, tổ chức lễ hội dành cho phụ nữ,...  luôn đảm bảo vấn đề vệ sinh an toàn và an ninh  trong suốt quá trình sự kiện đang diễn ra.

6. LỢI ÍCH ƯU VIỆT KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHỌN GÓI KING MEDIA

Khi cần tổ chức một số sự kiện như sự kiện thiếu nhi ⅙, sự kiện trung thu, tổ chức sự kiện noel, tổ chức tiệc thôi nôi, tổ chức sinh nhật trọn gói, tổ chức lễ hội dành cho phụ nữ,... doanh nghiệp thường cân nhắc đến việc nên tự tổ chức hay thuê một đơn vị chuyên trách tổ chức sự kiện này. Nhưng, khi biết những lợi ích ưu việt sau đây, khi lựa chọn một đơn vị chuyên trách tổ chức, đặc biệt là đơn vị King Media, chắc chắn doanh nghiệp sẽ chọn ngay cho mình phương án thứ hai:

  • Khi lựa chọn đơn vị chuyên trách, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa nguồn tài nguyên thời gian và nhân lực, vật lực: 

Khi có đơn vị chuyên trách phụ trách các sự kiện doanh nghiệp, cụ thể là King Media, khách hàng sẽ nhận được bản kế hoạch chi tiết cụ thể cũng như bảng báo giá chi tiết, nhờ đó khách hàng sẽ nhanh chóng hình dung được bức tranh tổng quan các sự kiện của mình và nhanh chóng tiến hành thực hiện. Bên cạnh đó, khi có đơn vị chuyên trách thực hiện tổ chức các sự kiện, doanh nghiệp có thể tập trung vào những hạng mục khác, tận dụng được thời gian, công sức và tiền bạc của mình.

 
  • King Media - đơn vị phụ trách tổ chức sự kiện với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, kiến thức chuyên môn cao.

Để có thể tổ chức các sự kiện như sự kiện thiếu nhi ⅙, sự kiện trung thu, tổ chức sự kiện noel, tổ chức tiệc thôi nôi, tổ chức sinh nhật trọn gói, tổ chức lễ hội dành cho phụ nữ,...  đòi hỏi đơn vị tổ chức quá trình chuẩn bị, tiến hành và hậu chương trình nhiều khâu phức tạp và khó khăn. Do đó, để một sự kiện có thể thành công, khách hàng cần lựa chọn cho mình một đơn vị uy tín và chất lượng, đảm bảo tất cả mọi quy trình đều quy chuẩn và an toàn, đáng tin cậy.

 

Là một công ty tổ chức sự kiện lễ hội có nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm thực tế, King Media hứa hẹn sẽ mang lại cho khách hàng những sự kiện hoàn hảo nhất với quy trình tổ chức tối ưu nhất và hạn chế tối đa các bất trắc có thể xảy ra.

 
  • King Media - đơn vị tổ chức có khả năng quản trị rủi ro tuyệt vời.

Với nhiều năm kinh nghiệm cùng những trải nghiệm thực tế với những sự kiện đã tổ chức, King Media đã nắm vững những kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết để quản trị rủi ro, giúp cho quá trình tổ chức các sự kiện của khách hàng có thể hạn chế tối thiểu các rủi ro có thể xảy ra.

 

Do đó, khi cần tổ chức các sự kiện quan trọng, lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín và chất lượng như King Media là một điều cần thiết và đáng cân nhắc đối với hầu hết các doanh nghiệp!

 

7. BÁO GIÁ CHI PHÍ CÁC SỰ KIỆN LỄ HỘI TẠI KING MEDIA

Liên hệ ngay với King Media để được tư vấn, hỗ trợ báo giá dự kiến chi tiết trọn gói các sự kiện, nhờ đó, bạn sẽ nhanh chóng dự trù được kinh phí và tổ chức sự kiện lễ hội một cách dễ dàng.

 

Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc nhận tư vấn báo giá, vui lòng liên hệ với đơn vị chúng tôi qua:

 

 

Hotline: 0978749616
Messenger
Zalo
Hotline
Bản đồ
Nhắn tin