Mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm công ty hay doanh nghiệp của bạn lại bắt đầu tổ chức hội nghị hội thảo. Và bạn lại không biết phải sắp xếp hay bắt đầu từ đâu? Bởi với một quy trình tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp cần phải chuẩn chỉ chuyên nghiệp và đáp ứng được mục đích của sự kiện đó. Đừng lo lắng hãy tham khảo ngay quy trình tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo, kế hoạch tổ chức sự kiện ra làm sao dưới đây của King Media .
Tổ chức hội nghị hội thảo là gì?
Hình ảnh tổ chức sự kiện hội thảo
Tổ chức hội nghị hội thảo là buổi họp mặt có kế hoạch từ trước và có chủ đề để mọi người cùng thảo luận, bàn bạc. Nhìn chung hội nghị và hội thảo luôn đảm bảo phải chuyên nghiệp. Chúng ta cần nắm rõ và xác định những công việc cần phải đề ra như quy trình, kế hoạch tổ chức để giúp buổi sự kiện trên diễn ra tốt đẹp nhất. Sự khác biệt giữa hai sự kiện hội nghị và sự kiện hội thảo đó chính là thời gian và hình thức diễn ra các sự kiện đó. Chính vì vậy, người làm tổ chức sự kiện phải nắm bắt được mục đích, mục tiêu và chủ đề của chính hội nghị hay hội thảo. Có như vậy bạn mới có thể đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi và kết quả đạt được như ý muốn. Tổ chức hội nghị là những cuộc họp, bàn bạc công việc cụ thể để tổng kết các hoạt động đã qua. Từ đó, rút kinh nghiệm và bàn bạc những phương hướng hoạt động trong thời gian tiếp. Ví dụ như hình thức: việc ra mắt sản phẩm của công ty A, tổng kết cuối năm, hội nghị thượng đỉnh...
Còn tổ chức hội thảo là cuộc thảo luận về những vấn đề mang tính khoa học, lý luận thực tiễn đặt ra. Mục tiêu của hội thảo là làm sáng tỏ những lý luận đó. Một số hình thức tiêu biểu như: Khoa học, tập huấn, thảo luận chuyên đề, du học...
Việc tổ chức hội nghị hội thảo không đơn giản giống như việc tổ chức các trò chơi giải trí. Mà bạn cần phải trang bị các kiến thức, kỹ năng cần thiết để có thể đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất. Để giúp bạn gỡ rối không phải vướng bận nhiều bạn nên tìm đến sự hỗ trợ của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín nhất.
NÊN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ VÀ HỘI THẢO Ở ĐÂU
Một buổi hội nghị, hội thảo thành công không chỉ có nội dung quan trọng mà yếu tố không gian cũng góp phần không ít. Bạn cần phải lưu lại được dấu ấn tích cực cho các thương hiệu về sự chuyên nghiệp, sang trọng trong mắt khách hàng, đối tác. Một địa điểm phù hợp sẽ khiến cho chương trình sự kiện của bạn thành công khoảng 50%.
Lựa chọn những căn phòng hội nghị khách sạn, nhà hàng lớn hay những trung tâm sự kiện… là phù hợp. Ngoài ra, để đảm bảo sự sang trọng, cao cấp thì bạn cũng nên suy xét đến vấn đề tổ chức ở các khách sạn 5 sao, trung tâm tổ chức hội nghị hội thảo tiêu chuẩn có thể dễ dàng tìm kiếm ngay giữa trung tâm thành phố. Đây được xem là những địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo quan trọng. Tùy vào nhu cầu mục đích của bạn mà lựa chọn những nơi lý tưởng cho chính doanh nghiệp của mình.
Tính đến những điểm thuận lợi của địa điểm đó mà bạn nên lựa chọn hay không. Những nơi mang lại dấu ấn cho khách hàng, đối tác phải thuận lợi với những yếu tố vòng ngoài như: giao thông đi lại thuận tiện, nơi để xe, nơi tiếp đón khách… cũng cần phải chú ý cân nhắc. Những địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo nên nằm ở nơi có trục đường giao thông dễ tìm, thông thoáng. Nơi đó có đủ ánh sáng, âm thanh chuẩn chỉ khiến cho khách hàng đến cảm thấy ưng ý vừa mắt.
Tìm đến các đợn vị trung tâm sự kiện tổ chức hội nghị hội thảo luôn là sự lựa chọn lý tưởng. Hay tìm đến những nơi cho thuê phòng tổ chức hội thảo như tại đơn vị King Media – đơn vị nổi tiếng trong tổ chức sự kiện hội thảo hội nghị uy tín. Tại đây sự kiện của bạn sẽ có được không gian sang trọng với đầy đủ tiện nghi. Bạn sẽ không phải đắn đo hay lo nghĩ đến những vấn đề tổ chức cả nội dung lẫn hình thức. Mọi quy trình diễn ra sự kiện cũng thật sự chuyên nghiệp và khiến khách hàng cảm thấy hài lòng hơn bao giờ hết.
Hình ảnh tổ chức sự kiện hội thảo
QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ HỘI THẢO
Kế hoạch tổ chức sự kiện tại King Media
Mỗi hội nghị hội thảo đều có những quy trình tổ chức cụ thể khác nhau. Và ở mỗi một đơn vị tổ chức cũng khác nhau. Với King Media, bạn hoàn toàn có thể yên tâm bởi chúng tôi luôn luôn đảm bảo quy trình tổ chức chuyên nghiệp và hài lòng quý khách khi sự kiện bắt đầu cho đến kết thúc. Quy trình và kế hoạch tổ chức như sau:
Bước 1 : xác định ý tưởng tổ chức hội nghị hội thảo
Với việc xác định được ý tưởng tổ chức sự kiện bạn sẽ dễ dàng tiến hành tổ chức thuận lợi nhất. Các đơn vị nên tổ chức sự kiện cần phải đưa ra mục tiêu, yêu cầu đạt được sau chương trình thật chính xác.
Bước 2 : lên nội dung chương trình hội nghị hội thảo
Người tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo sẽ sắp xếp, chỉnh sửa nội dung theo đúng mịc đích của sự kiện đã có một cách phù hợp nhất.
Ví dụ: Bạn muốn tổ chức hội thảo khoa học hay một tổ chức event cho hội thảo đào tạo nhân viên, hay tổ chức hội nghị khách hàng… bạn sẽ cần phải có những loại hình sự kiện khác nhau với những đặc trưng riêng.
Bước 3 : xác định địa điểm thời gian tổ chức hội nghị hội thảo
Đối với thời gian tổ chức: Lên lịch thời gian tổ chức thật cụ thể, thật rõ ràng. Sau đó, thông báo trước cho các thành phần cùng tham dự chương trình. Ví dụ, bạn muốn ra mắt sản phẩm mới thì bạn cần phải lựa chọn thời gian hợp lý để quảng bá sản phẩm và gây được hiệu ứng truyền thông hiệu quả.
Với địa điểm tổ chức: Dựa vào số lượng người tham gia cũng như quy mô tổ chức chương trình để chọn một địa điểm hợp lý nhất. Tại đây sẽ hội tụ đủ những yếu tố thuận lợi cho người tham gia như: giao thông, an ninh, bãi gửi xe…
Bước 4 dự kiến thành phần, đơn vị tổ chức hội nghị hội thảo
Lên một danh sách các hoạt động diễn ra trong chương trình cùng với đó là danh sách các đơn vị phối hợp hỗ trợ cho chương trình đó nữa. Công việc này sẽ giúp bạn định hình và sắp xếp buổi sự kiện diễn ra đúng quy chuẩn hơn. Từ những dự kiến đó bạn cũng có thể dự trù được chi phí cũng như tính toán không gian sự kiện được tốt hơn.
Bước 5 đưa ra các phương án dự phòng cho chương trình
Không phải sự kiện nào diễn ra cũng đều thuận lợi nhu mong muốn. Hầu hết mọi kế hoạch đều có những sai sót đáng kể so với thực tế diễn ra. Do đó, bạn cần phải có những kế hoạch dự phòng để đảm bảo những trường hợp bất ngờ. Xây dựng các phương án dự phòng hợp lý và đảm bảo cho quá trình tổ chức sự kiện diễn ra trơn tru nhất.
Bước 6 : tính toán dự trù kinh phí để tổ chức hội nghị hội thảo
Kinh phí cho việc tổ chức sự kiện rất quan trọng. Chính vì vậy, bạn cần phải cân bằng được giữa chất lượng chương trình và kinh phí tổ chức sao cho buổi hội nghị, hội thảo diễn ra thành công mà hợp lý nhất.
Bước 7 : kết thúc chương trình
Bạn hãy gửi kèm tài liệu để khách mời có thể về nhà nghiên cứu, tham khảo. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tặng kèm quà cho khách mời. Đánh giá chương trình sự kiện và rút ra kinh nghiệm để lần sau tổ chức được suôn sẻ, thành công hơn.
Đến với King Media bạn hoàn toàn có thể trải nghiệm những quy trình, kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo tốt nhất, chuyên nghiệp nhất. Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện chúng tôi hoàn toàn có thể giúp quý khách hàng có được buổi hội nghị hội thảo chuyên nghiệp, thành công hơn bao giờ hết. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ có được quy trình tổ chức chuẩn chỉ đem đến nhiều giá trị tốt nhất.
Xây dựng kịch bản chương trình hội nghị hội thảo sáng tạo là quan trọng
Một trong những điều mà người làm chương trình sự kiện luôn lo lắng đó chính là kịch bản chương trình không hấp dẫn. Theo một khảo sát, có tới khoảng 70% khách mời ra về trước khi sự kiện tổ chức hội nghị hội thảo kết thúc. Và nhiều người vẫn nghĩ rằng, tặng quà thì sẽ níu chân được khách hàng nhưng không chính nội dung, kịch bản chương trình không có sức hút nên khách hàng hay bỏ về. Do đó, chúng ta cần xây dựng kịch bản đúng quy chuẩn tạo giá trị và sưc hút để khách hàng, đối tác có thể ngồi đến hết chương trình.
tổ chức sự kiện
KING MEDIA VỚI NHIỀU HOẠT ĐỘNG VÀ DỰ ÁN CHUYÊN NGHIỆP
Đơn vị uy tín khiến cho sự kiện hội nghị hội thảo diễn ra thuận lợi. Chúng tôi luôn thấu hiểu được những khó khăn của người đến tham dự mà luôn cho họ nguồn năng lượng tích cực trong chính kịch bản của chúng tôi. Khách mời cần phải giải phóng cơ thể sau nhiều giờ ngồi yên một chỗ. Họ cần phải thư giãn tinh thần và họ cần được thoát khỏi những cơn buồn ngủ ập đến bất ngờ.
Được đúc kết nhiều năm kinh nghiệm trong công cuộc tổ chức hội nghị hội thảo, King Media sẽ tư vấn và xây dựng cho bạn những kịch bản chương trình thật chi tiết, hấp dẫn với nội dung hợp lý để lôi cuốn khách mời và giữ chân họ đến phút chót của sự kiện. Bên cạnh kịch bản phù hợp thì khi đến với King Media bạn cũng có thể chuẩn bị sự kiện theo những quy trình cùng thời gian, địa điểm thích hợp nhất cho quý khách hàng. Nếu bạn muốn một chương trình sự kiện hội nghị hội thảo sang trọng, chuyên nghiệp thì tìm đến King Media chính là biện pháp hữu hiệu hơn bao giờ hết.
Chắc rằng với những thông tin hữu ích như trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức hội nghị hội thảo kế hoạch tổ chức sự kiện hiện nay. Nếu bạn đang có bất kỳ vương mắc cũng như khó khăn trong việc tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo thì hãy liên hệ ngay với King Media để được tư vấn miễn phí và báo giá hợp lý nhất.
Liên Hệ Tư Vấn :
Tổ Chức Sự Kiện - Thiết Bị Sự Kiện Hỗ Trợ Tư Vấn - Giải Pháp - Dịch Vụ - Ý Tưởng - Sáng Tạo Host Line 1 : Mr Khiết 0978749616 - 0888 788 616
Tư vấn âm thanh - ánh sáng – Máy Làm Mát – Tổ Chức Sự Kiện Host Line 2 : Ms Thu 0975926951 Tư vấn sân khấu – bàn ghế sự kiện – thiết bị sự kiện – Nhân Sự
CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI VÀ TRUYỀN THÔNG KING MEDIA
Văn Phòng : Số 43 Liền Kề 8, Yên Xá, Tân Triều, Quận Thanh Trì, TP Hà Nội
Kho 1: Số Nhà 26A, Ngõ 18 Định Công Thượng, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội
Kho 2: Số 67 Khuất Duy Tiến, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội
Kho 3: Số 240 Âu Cơ , Quận Tây Hồ, Thành Phố Hà Nội
Kho 4: Số 1 Tăng Bạt Hổ, Quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội
Tổ Chức Sự Kiện Kinh Nghiệm – Sáng Tạo – Chuyên Nghiệp – Xây Dựng Ý Tưởng – Truyền Thông Thiết Bị Sự Kiện Âm Thanh – Ánh Sáng - Màn Hình LED - Sân Khấu - Bàn Ghế - Backdrop – Ô dù – Khung Rạp – Máy Làm Mát “Mang Đến Dịch Vụ Tốt Nhất Cho Khách Hàng Bằng Tận Tâm Của King Media”
Việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, sự kiện khai trương cửa hàng, đại lý,...là một giải pháp truyền thông hiệu quả. Buổi lễ sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng.
Tổ chức sự kiện doanh nghiệp là một hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong một công ty, doanh nghiệp. Không chỉ mang tính chất kỷ niệm, tuyên dương những cá nhân, tổ chức có thành tích xuất sắc. Mà sự kiện doanh nghiệp còn là dịp để doanh nghiệp tổng kết lại hoạt động và gắn kết, nâng cao tinh thần, các mối quan hệ trong nội bộ.
